1. FORRETNINGSORDEN FOR REBILD TURISTFORENING
Grundlaget for denne forretningsorden fremgår af vedtægtens §5 stk. 5 (fra 2020):
Bestyrelsen opretholder en forretningsorden. Af forretningsordenen skal det bl.a. fremgå hvilke stående udvalg bestyrelsen finder nødvendige eller hensigtsmæssige for at varetage foreningens løbende drift. I det omfang foreningen er repræsenteret i andre instanser, skal dette fremgå af forretningsordenen. Forretningsordenen skal endeligt indeholde de aftaler bestyrelsen har indgået vedrørende sit eget virke.
2. BESTYRELSENS FORRETNINGSORDEN
Som grundregel afholder bestyrelsen 6 bestyrelsesmøder i løbet af et foreningsår. Det første er konstitueringsmødet efter generalforsamlingen. De 4 af møderne tilpasses efter deadlines for Derudad magasinerne, og det sidste møde tilpasses efter den kommende generalforsamling. Øvrige bestyrelsesmøder kan indkaldes i henhold til vedtægtens §5 stk. 2.
Ved konstituering efter generalforsamlingen vælges som minimum en formand, næstformand, kasserer og sekretær, som skal være forskellige personer.
Formandens rolle er at repræsentere bestyrelsen udadtil, at udarbejde dagsorden for møderne, at indkalde til og lede møderne, samt at udsende generalforsamlings referater fra møderne til alle bestyrelsesmedlemmer.
Næstformandens rolle er at træde i stedet for formanden ved dennes fravær.
Kassererens rolle er løbende at forestå foreningens medlemsadministration og at opkræve årskontingent fra medlemmerne. Desuden løbende at holde regnskab med indtægter og udgifter på foreningens konto, og holde bestyrelsen orienteret om foreningens økonomi ved bestyrelsesmøder. Årsregnskabet opstilles, revideres og præsenteres på generalforsamlingen.
Sekretærens rolle er at tage referat ved møder, og senest en uge efter mødet at rundsende det til bestyrelsen til godkendelse. Det færdige referat udsendes til bestyrelsen og registreres.
Hvis der er valgt suppleanter kan disse deltage i bestyrelsesmøderne; her har de taleret, men i sagens natur ikke stemmeret.
Bestyrelsesmedlemmer, som har emner, de ønsker behandlet på et bestyrelsesmøde, skal indsende emner med bilag til formanden senest en uge før bestyrelsesmødet.
Senest 5 dage før et bestyrelsesmøde udsender formanden en dagsorden med tilhørende bilag til bestyrelsen.
Bestyrelsesmøderne forberedes af formanden i samarbejde med øvrige bestyrelsesmedlemmer.
3. STÅENDE UDVALG
3.1. Aktivitetsudvalg
Bestyrelsen planlægger og evaluerer aktiviteter for medlemmer i form af arrangementer, udflugter, foredrag m.m.
For hvert arrangement planlægger et valgt aktivitetsudvalg arrangementet i detaljer. Aktivitetsudvalget består af bestyrelsesmedlemmer, der ønsker at deltage i de respektive arrangementer. For hvert arrangement udvælges et styrende medlem, som står for at organisere det vedtagne.
Omkring en uges tid før hvert arrangement holdes et aktivitetsmøde for det pågældende aktivitetsudvalg, hvor arrangementets praktiske opgaver fordeles i udvalget. Ved behov kan andre end bestyrelsesmedlemmer (bl.a. guider) inddrages til hjælp med planlægning og udførelse af arrangementet.
Bestyrelsen udgiver et halvårligt aktivitetsprogram, som skal være klart til distribuering henholdsvis ved generalforsamlingen i marts for 1. halvår og start august for 2. halvår. I de to halvårlige programmer beskrives de valgte arrangementer, og udsendes på Foreningens platforme til invitation af såvel medlemmer som øvrige, der kan tilmelde sig arrangementerne.
Arrangementer kan af vægtige grunde planlægges med et maksimum deltagerantal. Ved sådanne arrangementer gælder princippet om, at de først tilmeldte kan deltage (først til mølle princippet).
3.2. Kommunikations- og Markedsføringsudvalg
Til at planlægge, gennemføre og evaluere kommunikation til og med medlemmerne og offentligheden har bestyrelsen nedsat et Kommunikations- og Markedsføringsudvalg. Udvalgets område omfatter bl.a. udgivelse af markedsføringsmateriale og annoncering af Aktivitetsudvalgets aktiviteter. Desuden omfatter det også udarbejdelse af artikler til den lokale presse om Foreningens aktiviteter – foromtale og efteromtale – og hvad der i øvrigt måtte have offentlighedens interesse. Endelig omfatter udvalgets område også opdatering af Foreningens hjemmeside (www.rebildturist.dk) og evt. links på Foreningens Facebook side (www.facebook.com/rebildturist).
Kommunikations- og Markedsføringsudvalget består af en formand, der er medlem af bestyrelsen samt nogle bestyrelsesmedlemmer, der vælges på konstitueringsmødet.
4. FORENINGENS REPRÆSENTATION OG SAMARBEJDE
4.1. Foreningen er repræsenteret i følgende bestyrelser og råd:
Rebild Kommunes Grønne Råd. Udpegningen af medlemmerne sker hvert år i forbindelse med bestyrelsens konstituering.
Til brug for bestyrelsens beretning på den ordinære generalforsamling udarbejder Foreningens repræsentanter i rådet en rapport, der gør rede for arbejdet i rådet og af repræsentantens indsats i samme.
4.2. Samarbejde med ‘Derudad’
Foreningen samarbejder med ‘Derudad’, som er en forening af frivillige foreninger i Rebild Kommune. ‘Derudad’s hjemmeside (www.derudad.dk), udgør en fælles markedsføringsplatform for foreningens medlemmer.
Desuden udgiver foreningen ‘Derudad’ et magasin af samme navn, hvori annonceringen af medlemmernes arrangementer indgår som en fast bestanddel. Magasinet husstandsomdeles i hele Rebild Kommune.
Foreningen støtter ‘Derudad’ økonomisk og får som modydelse mulighed for at lave redaktionelle omtaler af foreningsstof og arrangementer.
4.3 Samarbejde med RebildPorten
Foreningen har et markedsføringssamarbejde med RebildPorten. Samarbejdet består bl.a. i at RebildPorten figurerer som medarrangør i foreningens annoncering af Facebook begivenheder. Herudover lægges arrangementer i GoVisit. RebildPorten viser Foreningens arrangementer på sin hjemmeside, på sin INFO-stander og hvor man ellers annoncerer arrangementer.
Godkendt på Rebild Turistforenings bestyrelsesmøde den 30-10-2025.